DDC

            Thời gian gần đây, ở Việt Nam, kiểm toán nội bộ (KTNB) được nhắc đến nhiều như là một công cụ hoặc một chức năng quản trị DN. Trong khi chưa có quy định hoặc yêu cầu từ phía cơ quan chức năng, hiệp hội chuyên nghiệp về KTNB, thì nhiều DN đã bắt đầu xây dựng cho mình một cơ chế KTNB như là một phần của công tác hoạch định chiến lược kinh doanh và quản trị DN. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi chỉ giới thiệu các khái niệm và thảo luận dựa trên thông lệ quốc tế cũng như thực tiễn ở Việt Nam để giúp các DN định hình và tổ chức bộ máy KTNB của mình như là một nhu cầu cấp thiết trong quá trình siết chặt công tác quản trị DN, đối phó với áp lực của thị trường trong điều kiện nền kinh tế có nhiều biến động như hiện nay.

Vai trò và chức năng của KTNB

Trên thế giới, KTNB đã có lịch sử tồn tại và phát triển trên 60 năm và được thừa nhận ở trên 165 quốc gia như một nghề nghiệp mang tính chuyên nghiệp. Cùng với sự phát triển năng động và ngày một phức tạp của các nền kinh tế, vai trò và chức năng của KTNB trong việc đưa ra đảm bảo về việc đơn vị có thể kiểm soát một cách hữu hiệu rủi ro đã dần được công nhận trong tất cả các khu vực kinh tế công, kinh tế tư nhân và cả các tổ chức phi lợi nhuận.

Trong những năm đầu thập kỷ này, từ sự kiện sụp đổ của các tập đoàn lớn (Enron, WorldCom…) đến cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu hiện nay đều có mối liên hệ đến sự tồn tại và vận hành thực sự của một cơ chế quản trị DN trong một DN để có thể quản lý và kiểm soát được rủi ro. Các DN đều chịu một áp lực rất lớn trong việc nhận biết tất cả rủi ro mà DN đang phải đối mặt và phải lý giải được cách thức làm thế nào để kiểm soát các rủi ro này ở mức độ chấp nhận được. Cùng với sự phát triển của khung quản trị rủi ro DN, KTNB đang dần được xem là một công cụ hữu hiệu để một DN kiểm soát các rủi ro của mình thông qua cả chức năng đảm bảo và chức năng tư vấn cho ban giám đốc và cho các chủ sở hữu. Vai trò của KTNB chuyển dịch từ vai trò truyền thống trong hoạt động đánh giá công tác quản lý sang các hoạt động mang tính chất tư vấn và đưa ra các đảm bảo mang tính khách quan cho các cấp quản lý. KTNB tham gia trực tiếp vào chu trình quản trị DN, bao gồm chu trình hoạt động, thủ tục kiểm soát nội bộ, quản trị rủi ro và cả báo cáo tài chính.

Trong rất nhiều công ty niêm yết và công ty đại chúng, KTNB hỗ trợ trực tiếp cho HĐQT và ủy ban kiểm toán trong vai trò giám sát chung các hoạt động của DN. Sự tham gia trực tiếp, với vai trò ngay càng quan trọng và mang tính độc lập của KTNB vào cơ chế quản trị DN được xem là một tất yếu cùng với sự phát triển của quản trị DN trong nền kinh tế hiện nay.

Học viện Kiểm toán viên nội bộ Hoa Kỳ (IIA) là một trong những tổ chức đi tiên phong và có uy tín nhất trên thế giới trong việc định hướng và đặt ra khuôn khổ hoạt động cho KTNB. IIA đưa ra các chuẩn mực quốc tế về kiểm toán nội bộ (CMKTNB) và liên tục cập nhật các chuẩn mực này như là một thông lệ tốt nhất về KTNB. Tất cả các kiểm toán viên nội bộ là thành viên của IIA bắt buộc phải tuân thủ các chuẩn mực và quy định về KTNB của IIA. Về vai trò của KTNB trong điều kiện thay đổi phức tạp của các nền kinh tế thị trường, đặc biệt là kinh tế Mỹ, trong đề xuất cho Quốc hội Mỹ năm 2002, IIA nhấn mạnh: “KTNB, HĐQT, ban giám đốc và kiểm toán độc lập là nền tảng của một cơ chế quản trị DN hiệu quả hơn đang bắt buộc phải có ở các DN”. Các CMKTNB của IIA cũng đã và đang được sửa đổi để phản ánh vai trò của KTNB trong cuộc cải tổ quản trị DN, đặc biệt là thời kỳ sau Luật Sarbanes-Oxley và cuộc khủng hoảng tài chính đang diễn ra.

Có thể minh họa sự thay đổi trọng tâm trong vai trò của KTNB theo định nghĩa của IIA qua các năm như sau (xem bảng).

Ở Việt Nam hiện nay, mặc dù KTNB vẫn được đề cập như là một bộ phận của cơ chế quản lý tài chính cần được thiết lập trong một DN hoặc một tổng công ty (thường được đề cập trong điều lệ công ty), vẫn chưa có các quy định hoặc thông lệ về việc xây dựng và triển khai chức năng này. Rất nhiều DN ở Việt Nam hiện nay vẫn xem KTNB như một hoạt động hỗ trợ cho ban giám đốc theo như định nghĩa sơ khai của IIA; coi KTNB là một chức năng kiểm tra, kiểm soát nội bộ về công tác tài chính kế toán hoặc chỉ là một bộ phận “mở rộng” của phòng/ban tài chính kế toán. Chỉ một số ít đơn vị có sử dụng KTNB trong kiểm tra việc tuân thủ các quy định kiểm soát liên quan đến một số hoạt động (ví dụ như bán hàng, quảng cáo, marketing…). Tuy nhiên, trong các trường hợp này, KTNB vẫn thường trực thuộc một bộ phận quản lý nhất định, không có được tính độc lập khách quan và cũng chưa được xem là một mắt xích của quản trị DN. Để có thể thấy được “lỗ hổng” hoặc “khoảng cách” giữa những kỳ vọng về KTNB trong quản trị DN với thực trạng của KTNB trong các DN Việt Nam hiện nay, chúng ta có thể đi sâu về vai trò của KTNB trong việc (i) đưa ra đảm bảo và (ii) đưa ra các tư vấn cho DN.

(i) KTNB với vai trò đưa ra đảm bảo

Các tổ chức và DN thường kỳ vọng KTNB sẽ cung cấp được các dịch vụ mang tính đảm bảo cho hệ thống nội bộ của mình. Trong nền kinh tế thị trường có mức độ cạnh tranh gay gắt như hiện nay, các DN đều hướng tới nhiều mục tiêu cùng một lúc, bao trùm cả mảng quản trị, kinh tế, đạo đức kinh doanh, xã hội và môi trường… KTNB cần phải có đủ các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để đưa ra được các đảm bảo cho DN về việc DN đã và đang vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được đồng thời các mục tiêu đã đề ra. Các đảm bảo do KTNB mang lại chủ yếu tập trung vào quản trị DN thông qua quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ các vấn đề về đạo đức kinh doanh, trách nhiệm xã hội (bao gồm cả vấn đề môi trường, vấn đề tuân thủ). Trong khi ban giám đốc và lãnh đạo DN chịu trách nhiệm thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ thì hoạt động KTNB đưa ra đảm bảo cho ban giám đốc và ủy ban kiểm toán (hoặc HĐQT) rằng, hệ thống kiểm soát nội bộ được vận hành một cách hiệu quả như được kỳ vọng. Để tránh xung đột về lợi ích và đảm bảo tính độc lập, KTNB thường chịu trách nhiệm trực tiếp trước HĐQT hoặc đại diện của HĐQT, như ủy ban kiểm toán.

Thực trạng ở nhiều DN Việt Nam hiện nay, do quy mô cũng như tính phụ thuộc của KTNB, DN cùng với các nhà đầu tư chưa thể có được sự đảm bảo cần thiết về tính hiệu quả của toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như của việc kiểm soát rủi ro và việc tuân thủ các quy định trong và ngoài đơn vị. Nếu đơn vị có bộ phận KTNB thì cũng chỉ có thể giúp một bộ phận quản lý cụ thể nào đó có được một sự tin tưởng nhất định về việc vận hành của một số bước kiểm soát, chủ yếu là phê duyệt và tuân thủ về tài chính kế toán, ghi chép và hạch toán hoặc về việc sử dụng và quản lý một số tài sản nhất định. DN vẫn cần phải tiến một bước dài mới có được sự đảm bảo với quy mô và cấp độ lớn hơn từ KTNB trong các lĩnh vực có liên quan.

(ii) KTNB với vai trò tư vấn

Vai trò của KTNB trong việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ cùng với các bước kiểm soát rủi ro, các bước tuân thủ… bao trùm một phạm vi rất rộng vì tất cả các cấp của DN đều có tham gia vào các quy trình đề ra. Công việc của KTNB bao gồm việc đánh giá phương châm cũng như văn hóa quản lý rủi ro của một DN, đến việc xem xét và báo cáo tính hiệu quả của việc thực hiện các chính sách quản lý. Dựa trên các công việc đó, KTNB được kỳ vọng sẽ đưa ra các khuyến nghị để hoàn thiện các bộ phận có cơ hội phát triển hoặc có những khiếm khuyết cần khắc phục. Thêm vào đó, KTNB có thể  cung cấp các dịch vụ tư vấn trợ giúp một cách riêng biệt cho tất cả các cấp trong một đơn vị, từ HĐQT đến các nhân viên và các cấp quản lý trong việc thực hiện trách nhiệm của mình một cách hiệu quả. Một số ví dụ cụ thể về vai trò tư vấn của KTNB như sau:

- Chức năng tư vấn cho HĐQT và ủy ban kiểm toán cũng như tư vấn cho ban giám đốc: KTNB cần có kỹ năng và kiến thức cũng như kinh nghiệm cần thiết để có thể tư vấn cho các cấp này của DN trong việc giám sát chung về báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro, đạo đức DN… KTNB cũng có thể tư vấn sâu hơn về việc quản lý tài sản, các yêu cầu tuân thủ… Để tránh xung đột về lợi ích và đảm bảo tính độc lập thì KTNB sẽ không được trao chức năng tham gia vào việc ra các quyết định quản lý khi đã được trao chức năng tư vấn. KTNB cũng sẽ không thay mặt ban giám đốc đưa ra các quyết định kinh doanh.

- Chức năng đào tạo: KTNB với kiến thức chuyên môn và kỹ năng của mình có thể tham gia công tác đào tạo cho các bộ phận và phòng, ban trong DN về các mảng liên quan đến công nghệ thông tin trong quản lý, thủ tục kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro, báo cáo tài chính, các quy định tuân thủ… Thông quan các hỗ trợ đào tạo này, KTNB sẽ góp phần tăng cường năng lực của nhân sự trong một DN và giúp các vị trí thực hiện chức năng của mình một cách hiệu quả hơn.

Việc tư vấn của KTNB trong nhiều DN Việt Nam hiện nay (nếu có) thường chỉ dừng lại ở các khuyến nghị xuất phát từ kết quả của công tác kiểm tra, kiểm soát cụ thể. Rất hãn hữu chức năng tư vấn riêng biệt của KTNB (gồm cả đào tạo) được sử dụng một cách chính thức,  KTNB chưa thể “bán” được các dịch vụ tư vấn của mình trong nội bộ một DN. Tính độc lập giữa vai trò tư vấn và kiểm toán cũng chưa được đặt thành vấn đề với chức năng KTNB.

Cơ cấu tổ chức KTNB trong DN

Việc tổ chức kiểm toán nội bộ (KTNB) trong DN phụ thuộc nhiều vào phạm vi mà DN kỳ vọng vào KTNB. Trong khi các quy định của Hoa Kỳ yêu cầu công ty niêm yết phải thiết lập bộ phận KTNB báo cáo thẳng cho ủy ban kiểm toán thuộc HĐQT thì các công ty khác thường coi đây là thông lệ tốt trong quản trị DN để có thể có KTNB mang tính hiệu quả nhất, mang lại giá trị gia tăng và tư vấn cho DN. Theo các chuẩn mực quốc tế về kiểm toán nội bộ (CMKTNB) của Học viện Kiểm toán viên nội bộ Hoa Kỳ (IIA) thì tổ chức KTNB trong DN sẽ được xem xét đến các khía cạnh chính sau:

(i) Ủy ban Kiểm toán: Một trong những thước đo về tính hiệu quả của quản trị DN trong một tổ chức chính là đóng góp của KTNB trong việc trợ giúp trực tiếp HĐQT, với đại diện là ủy ban kiểm toán trong việc quản lý các chu trình quản trị. Ủy ban kiểm toán sẽ đảm bảo KTNB có được nguồn lực, phạm vi và quyền hạn cần thiết để triển khai công việc có liên quan đến quản lý rủi ro, kiểm soát nội bộ và quản trị DN. CMKTNB của IIA quy định cụ thể mối quan hệ hỗ trợ và báo cáo giữa ủy ban kiểm toán và KTNB thông qua người phụ trách KTNB (Chief Audit Executive – CAE) và các kênh báo cáo. Ủy ban kiểm toán tham gia và chịu trách nhiệm bổ nhiệm CAE, phê duyệt điều lệ và kế hoạch kiểm toán, đảm bảo tính độc lập của KTNB, nhận báo cáo trực tiếp từ KTNB…

(ii) Trách nhiệm của CAE: Việc bổ nhiệm CAE cũng như lương, thưởng của vị trí này thông thường thuộc trách nhiệm trực tiếp của HĐQT/ủy ban kiểm toán. Vị trí CAE sẽ chịu trách nhiệm về việc thực hiện và điều hành kế hoạch kiểm toán cũng như tuân thủ điều lệ kiểm toán được phê duyệt. CAE chịu trách nhiệm về mặt hành chính trước tổng giám đốc điều hành (CEO) và về mặt chức năng hoạt động trước ủy ban kiểm toán.

(iii) Điều lệ kiểm toán (Audit Charter): Điều lệ kiểm toán đưa ra khung hoạt động cho KTNB trong DN. Mục đích, quyền hạn và trách nhiệm của KTNB và CAE như là một mắt xích trong quản trị DN cần được cụ thể hóa. Vai trò của KTNB trong việc đưa ra các dịch vụ đảm bảo và tư vấn cũng như quyền truy cập thông tin và nhân sự cũng được cụ thể hóa trong điều lệ được HĐQT và ủy ban kiểm toán thông qua.

Ở các DN Việt Nam, KTNB thường được quy định như một phần trong quy chế quản lý tài chính – thiên về chức năng hỗ trợ tài chính kế toán. CAE thường giới hạn trong trách nhiệm báo cáo với ban giám đốc hoặc người phụ trách tài chính (CFO). Trong mô hình công ty cổ phần có tồn tại ban kiểm soát có một số chức năng tương tự như ủy ban kiểm toán, tuy nhiên quan hệ với KTNB không được rõ ràng như theo thông lệ ở trên. Một số chức năng của ban kiểm soát cũng có những khác biệt đáng kể với ủy ban kiểm toán. DN có thể tham khảo thêm các chuẩn mực có liên quan của IIA trong việc xác định cho mình một cơ cấu tổ chức KTNB phù hợp. Chúng tôi khái quát thông lệ tổ chức KTNB trong sơ đồ sau (xem sơ đồ).

Triển khai KTNB trong DN

Dựa trên các chức năng được kỳ vọng của KTNB cũng như dựa vào thông lệ thế giới, chúng tôi giới thiệu ba hợp phần cơ bản trong việc xây dựng một bộ máy KTNB hiệu quả như sau (xem hình):

(i) Hợp phần quản trị: Mục đích, quyền hạn, trọng tâm và phạm vi của KTNB được xây dựng dựa trên những kỳ vọng của ủy ban kiểm toán (hoặc HĐQT), ban giám đốc điều hành DN cũng như các bên có liên quan khác. Thông thường, hợp phần này được cụ thể hóa trong điều lệ kiểm toán hoặc các văn bản tương đương, thậm chí qua các yêu cầu luật định (ví dụ, các quy định của TTCK…)

(ii) Hợp phần nhân lực: Được tập trung vào cơ cấu nhân sự và các bước phát triển nguồn lực hướng tới việc có được lực lượng KTNB với kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp mang tính ổn định về mặt dài hạn. Kỹ năng của lực lượng KTNB sẽ phải bao trùm các loại hình rủi ro mà DN đang đối mặt như rủi ro công nghệ, rủi ro thuế, rủi ro hoạt động, rủi ro gian lận… Một lưu ý là nhiều khi các kỹ năng đặc biệt chỉ có nhu cầu trong một giai đoạn nhất định, cùng với nhu cầu duy trì một lực lượng KTNB ở một mức độ vừa phải sẽ làm phát sinh việc hợp tác hoặc thuê ngoài chuyên gia độc lập hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp.

(iii) Hợp phần hạ tầng hỗ trợ: Hợp phần này tập trung vào việc có được các phương pháp luận, kỹ thuật kiểm toán, công nghệ hỗ trợ, dữ liệu thông tin và kể cả chương trình quản lý chất lượng nhằm hỗ trợ hoạt động kiểm toán và đảm bảo việc KTNB đạt được mục tiêu và thực thi được các quyền được trao, tạo ra khuôn khổ cho việc điều hành và triển khai các dịch vụ KTNB trong nội bộ DN. Hợp phần này đòi hỏi phải có sự chia sẻ thông tin và hợp tác giữa các bộ phận và các cấp trong DN dựa trên sự hiểu biết và công nhận vai trò và chức năng của KTNB trong quản trị DN.