DDC

Internet có ảnh hưởng đến tất cả các mặt của thương mại quốc tế. Ngay cả đối với các doanh nghiệp không trực tiếp tham gia vào thương mại điện tử (TMĐT) cũng bị ảnh hưởng bởi các cơ hội về thông tin và liên lạc sẵn có trên Internet. Tốc độ và sự thuạn tiện của công nghệ mới không chỉ cung cấp các thông tin về cơ hội kinh doanh mà còn chứa đựng những rủi ro tiềm ẩn. Thực tế đòi hỏi nhà quản trị phải tính đến tác động của công nghệ thông tin đối với quá trình kinh doanh, bao gồm cả kế toán và tài chính.

        Thương mại điện tử

TMĐT tác động đến tất cả cácdn kể cả các doanh nghiệp không trực tiếp tham gia vào loại hình này. TMĐT đưa lại những cơ hội mới, đồng thời cũng mang đến cả những rủi ro mới. Cơ hội là số lượng lớn các nhà cung cấp, khách hàng và thị trường, marketting điện tử và các liên kết giữa các nhà cung cấp hoặc sản xuất hoạt động trong cùng một lĩnh vực (các liên kết dọc). Các rủi ro xảy ra thường liên quan đến kỹ thuật (phần cứng- hardware), phần mềm ứng dụng (softwave), cơ sở dữliệu, việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế (tính xác thực), chữ ký điện tử, vấn đề liên quan đến luật pháp và các thông tin có tính cá nhân…

TMĐT làm thay đổi sâu sắc phương thức kinh doanh, đòi hỏi sự thay đổi trong cấu trúc của tổ chức, các mối quan hệ kinh doanh và các liên minh, cơ chế và cách thức phân phối, luật pháp cũng như cá quy định mà theo đó, hoạt động kinh doanh được thực hiện. TMĐT đồng thời cũng tiềm ẩn những rủi ro mà các doanh nghiệp cần phải hạn chế bằng cách thiết lập một hệ thóng cơ sở hạ tầng thông tin và hệ thống kiểm soát hiệu quả. Hơn nữa, TMĐT còn làm thay đổi trách nhiệm của người lao động cũng như vai trò của các cấp quản lý khác nhau. Những thay đổi căn bản này có ảnh hưởng đáng kể tới hệ thống kế toán; thay đổi trong quá trình kinh doanh dẫn tới thay đổi trong cách thức ghi chép và các quá trình kế toán. Do vậy, những người làm kế toán và kiểm toán sẽ phải đối mặt với những thách thức mới và cần thiết phải áp dụng các kỹ thuật phù hợp, ví dụ như phát triển một hệ thống kế tóan trên cơ sở TMĐT, đảm bảo chắc chắn là các nghiệp vụ được ghi chép đúng đắn tương thích với các quy định của quốc gia và quốc tế cũng như phù hợp với các nguyên tăc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận.

Trách nhiệm thông qua internet đã mang lại những cơ hội đáng kể những những cơ hội này cũng sẵn có đối với các đối thủ cạnh tranh khác nên cũng hàm chứa những rủi ro. Internet cho phép một doanh nghiệp có thể thâm nhập có hiệu quả các thị trường mục tiêu có tính địa phương hoặc có thể phục vụ một thị trường rộng lớn (quốc gia, toàn cầu) với chi phí hiệu quả nhất. Internet cho phép tiết kiệm chi phí (bằng cách trở thành một nhà cung cấp với số lượng lớn và chi phí thấp) và hạ giá thành (thông qua việc chuyên môn hóa sản xuất). Thậm chí doanh nghiệp không quyết định tham gia vào TMĐT cũng sẽ bị ảnh hưởng vì người mua có thể chỉ quan tâm đến internet và tìm kiếm nguồn cung mới thông qua internet, hoặc các nhà cung cấp có thể yêu cầu khả năng về TMĐT và chỉ quan hệ với các doanh nghiệp có khả năng về TMĐT.

TMĐT thúc đẩy việc áp dụng các mô hình kinh doanh mới, bao gồm thiết lập các chuỗi bán hàng, các dịch vụ hỗ trợ và thành lập các liên minh với mục tiêu giảm chi phí. TMĐT còn cung cấp khả năng tăng lợi nhuận bằng việc tiết kiệm chi phí như dự trữ ảo, liên kết dọc, giao hàng hóa và dịch vụ theo phương thức điện tử; tự động đặt hàng: các khách hàng và các nhà cung cấp có thể tự thực hiện có hiệu quả các giao dịch điện tử dựa trên cơ sở của internet, bao gồm cả các liên kết với các nhà vận chuyển và các môi giới khách hàng…Các phương thức kinh doanh mới này ngày càng được quan tâm bởi khách hàng và người mua.

Vì trách nhiệm không thể không liên quan đến việc sử dụng công nghệ thông tin, một trong những rủi ro của hệ thống tin học như: rủi ro của hạ tầng thông tin; rủi ro của các chương trình ứng dụng; rủi ro của quá trình xử lý thông tin kinh doanh nảy sinh khi hệ thống tin học đang sử dụng không bao quát toàn bộ quá trình kinh doanh, mà chỉ phản ánh được một phần của quá trình đó. Những rủi ro có thể là sự không rõ ràng của số liệu, không rõ ràng trong việc chuyển sổ và nhận dạng số liệu ở từng khâu của quá trình ghi chép kế toán.

        Doanh nghiệp điện tử và các nguyên tắc kế toán trong môi trường kinh doanh điện tử.

Các nhà quản lý có nghĩa vụ là đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp trong mói quan hệ tương thích với chiến lược kinh doanh đã đề ra. Khi hệ thống tin học được thiết lập để phục vụ cho mục tiêu đó, vấn đề quan trọng là các nhà quản lý phải có các biện pháp để quản lý và giảm thiểu rủi ro. Trong quá trình xâu dựng chiến lược của doanh nghiệp điện tử, bên cạnh các cân nhắc về rủi ro kinh doanh không thể không tính đến rủi ro của hệ thống thông tin.

Vì vậy, quản lý rủi ro thông tin thường là việc thực hiện nghiêm túc tính xác thực của thông tin. Tính xác thực của thông tin phụ thuộc vào sự hữu hiệu của hệ thống tin học và sự hữu hiệu này lại phụ thuộc vào cách kiểm soát thông tin hiện hành.

Vấn đề là phải quản lý sự hoạt động của hệ thống thông tin để đảm bảo rằng nó vận hành một cách có hiệu quả và trôi chảy. Tông tin do hệ thống tin học cung cấp sẽ trở nên hữu hiệu khi hệ thống đó có  khả năng vận hành mà không có lỗi và sai sót trong một thời kỳ nhất định. Những yêu cầu này dĩ nhiên cũng áp dụng đối với thông tin của kế toán. Các nguyên tắc sau có thể sử dụng để đánh giá sự hữu hiệu của thông tin kế toán. Các nguyên tắc đối với tính bảo mật của thông tin kế toán, và các nguyên tắc đối với quá trình xử lý thông tin kế toán.

        Các nguyên tắc về sự hữu hiệu của thông tin kế toán.

Các nguyên tắc bảo đảm thông tin kế toán

Một điều kiện tiên quyết của bảo đảm thông tin kế toán là sự hữu hiệu của số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp, vì thông tin trình bày trên các báo cáo tài chính là bắt nguồn từ thông tin do kế tón cung cấp. Đối với doanh nghiệp điện tử, vì các dữ liệu được xử lý bởi hệ thông máy tính, nên mức độ ứng dụng tin học và chất lượng của hạ tầng thông tin cũng là các khía cạnh quan trọng của đảm bảo thông tin kế toán.

Theo các chuẩn mực về kế toán và kiểm toán, cá nhà quản lý có trách nhiệm và nghĩa vụ đáp ứng các điều kiện tiên quyết về sự hữu hiệu của thông tin kế toán. Vì vật, điều cần thiết là phải phát triển, ứng dụng và duy trì một mức bảo mật cần thiết để bảo đảm các tiêu chuẩn của bảo mật.

Một hệ thống tin học sẽ tạo ra sự hữu hiệu của thông tin kế toán khi nó đáp ứng được các yêu cầu về sau:

        Phân tích được: yêu cầu này được thỏa mãn khi các dữ liệu là đúng đắn và chuẩn xác, hệ thống thông tin là đầy đủ và tương thích với tất cả các yêu cầu về sự không sửa đổi và mất trộm thông tin. Các biện pháp có tính kỹ thuật để đạt được kết quả này gồm các bức tường lửa (firewalls) và hệ thống chống virus. Sự hữu hiệu của việc xử lý thông tin, các dữ liệu, và việc ứng dụng tin học được sử dụng trong những điều kiện về cấu hình cụ thể, và chỉ được chỉnh sửa khi có sự phê chuẩn.

        Sẵn có: theo yêu cầu này, doanh nghiệp phải đảm bảo sự luôn sẵn sàng của phần cứng, phần mềm, và dữ liệu thông tin để hoạt động kinh doanh diễn ra một cách bình thườg, đặc biệt là các vấn đề đảm bảo hệ thống trong trường hợp bị gián đoạn thông tin trong một khoảng thời gian hợp lý. Vì vậy, đòi hỏi phải thiết lập được một quy trình phản hồi thích hợp cho các vấn đè khẩn cấp (mất dữ liệu, lỗi đường truyền…). Thêm vào đó, khả năng chuyển đổi từ thông tin số hóa sang thông tin có thể đọc được trên các sổ kế toán cũng hết sức cần thiết.

        Bảo mật: yêu cầu này có nghĩa các dữ liệu thu nhận được từ bên thứ ba không được truyền hoặc công bố ra bên ngoài nếu không có sự ủy quyền.

        Tin cậy, chính xác: yêu cầu này liên quan đến nguồn gốc phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế đối với các cá nhân, người thực hiện các giao dịch đó. Điều này có thể thực hiện bằng cách, ví dụ, sử dụng một quy trình ủy quyền. Khi dữ liệu hoặc thông tin được trao đổi theo cách thức điện tử/kỹ thuật số, vấn đề quan trọng là bên đối tác có thể nhận diện được, ví dụ bằng cách sử dụng quy trình về chữ ký điện tử. Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp có thể thành lập trung tâm về nhận dạng.

        Cho phép và ủy quyền: yêu cầu này có nghĩa là chỉ một vài người, được chỉ định từ trước có thể truy cập vào một số dữ liệu thông tin hoặc hệ thống nhất định. Việc này bao gồm đọc, tạo, sửa đổi và xóa dữ liệu của một tệp thông tin nào đó. Các phương pháp có hiệu quả để đạt được mục tiêu này là các quy trình bảo vệ, như thẻ nhận dạng cá nhân hoặc cá từ khóa.

        Không thể sao chép: liên quan đến cá kỹ thuật chống sao lưu (copy) tài liệu nếu không được phép.

Các nguyên tắc xử lý thông tin kế toán

Trong môi trường của doanh nghiệp điện tử, các giao dịch điện tử sẽ tự động kết nối với các hệ thống sau khi “back-office”, như hệ thống báo cáo nội bộ, hệ thống quản lý tồn kho, hệ thống kiểm toán,…Một giao dịch của doanh nghiệp điện tử sẽ là hữu hiệu đốiv ứoi hệ thống kế toán nếu giao dịch đó- các giao dịch điện tử- ảnh hưởng đến tài sản và nguồn vốn, tạo nên chi phí hoặc thu nhập và dẫn đến yêu cầu phải công bố các sự kiện đó trên các báo cáo tài chính hoặc các báo cáo khác.

Sự hữu hiệu của thông tin kế toán liên quan đến toan fbộ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp điện tử sẽ tăng lên nếu hệ thống kế toán đáp ứng được cả hai nguyên tắc về bảo mật thông tin kế toán và các nguyên tắc trong xử lý thông tin kế toán

Các nguyên tắc đối với việc xử lý thông tin kế toán một cách hữu hiệu được đáp ứng khi thỏa mãn các yêu cầu sau: đầy đủ (completeness); chuẩn xác (Accuracy); đúng kì (timeliness); có thể truy cập (Assessability); có hiệu lực (order); và không thể thay đổi hoặc sửa chữa (Inalterability).

Tiêu chuẩn về sự đầy đủ liên quan đến phạm vi của việc xử lý các giao dịch của doanh nghiệp điện tử, ví dụ, người nhận các giao dịch cho rằng tất cả các giao dịch đã được nhập vào hệ thống xử lý thông tin của đơn vị một cách đầy đủ. Mỗi một giao dịch cần được nhận dạng và ghi chép một cách riêng biệt. Sự đầy đủ của việc ghi nhận các dữ liệu đầu vào có thể được duy trì trong suốt quá trình hoặc trong khoảng thời gian lưu trữ.
Đối với tiêu chuẩn chính xác, quá trình xử lý thông tin cần phải phản ánh đúng đắn các giao dịch điện tử, ví dụ các giao dịch được ghi nhận cần phản ánh đúng thực tế các sự kiện và hoàn cảnh trong mối quan hệ với các tiêu chuẩn về tài chính được áp dụng.

Về tiêu chuẩn đúng kỳ, các giao dịch điện tử cần được ghi nhận tại đúng thời điểm phát sinh, ví dụ, ngay su khi giao dịch kết thúc và hoàn thành. Trong một vài trường hợp có thể xảy ra độ trễ về thời gian giữa thời điểm xảy ra nghiệp vụ kinh tế và việc ghi nhận chúng, các biện pháp cần thiết có thể được áp dụng để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của các dữ liệu đầu vào.

Về tiêu chuẩn có thể truy cập, mỗi một khoản mục và chỉ tiêu trên các báo cáo tài chính cần được kiểm tra và nó có thể được đối chiếu với từng nguồn dữ liệu đầu vào trên các sổ kế toán hoặc các chứng từ. Mặt khác, tiêu chuẩn về khả năng đối chiếu còn thể hiện ở chỗ, các chuyên gia của bên thứ ba (ví dụ kiểm tóan viên nội bộ hoặc độ lập) có khả năng phân tích và đánh giá hoạt động của doanh nghiệp trong một khoản thời gian hợp lý.
Trong một hệ thống kế tóan, các dữ liệu đầu vào cần phải được tổ chức theo trình tự thời gian (sổ nhật ký) và theo hệ thống (ví dụ, theo loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu hoặc chi phí – sổ cái). Các nghiệp vụ kinh tế và chứng từ của chúng cần phải nhận dạng được và dễ dàng chuyển đổi dưới dạng số liệu có thể đọc được trong một khoản thời  gian nhất định.

Phù hợp với tiêu chuẩn không thể sửa chữa, không một dữ liệu đầu vào hoặc chứng từ điện tử nào có thể sửa đổi sau ngày vào sổ mà nội dung gốc của nó không thể nhận dạng được. Mọi sự thay đổi nội dung gốc đều phải được nhận dạng bởi các công cụ của kết toán về sự thay đổi đó. Vì vậy, sự thay đổi các dữ liệu đầu vào cần phải được thực hiện bằng cách mà nội dung gốc của dữ liệu và các thay đổi đã thực hiện là có bằng chứng rõ ràng và có thể kiểm tra được. Đối với các chương trình tự động nhập dữ liệu, các thay đổi dữ liệu cũng cần phải được lưu lại. Việc áp dụng các kỹ thuật này, trong các trường hợp đặc biệt thông qua các phần mềm về ghi chép và sửa đổi dữ liệu trong hệ thống phần mềm xử lý thông tin.

Do vậy, trước khi chấp nhận một giao dịch để xử lý, đều cần thiết là phải kiểm tra lại các yếu tố sau: tất cả các chi tiết của giao dịch đã được nhập vào bởi khách hàng; sự chính xác của khách hàng; sự sẵn có của sản phẩm hoặc dịch vụ để cung cấp; tính hợp lý của đơn đặt hàng, ví dụ nhận biết các bất thường về số lượng quá lớn của một đơn đặt hàng do nhập sai số liệu đầu vào, nhận biết lỗi về nhập hai lần số lượng của một đơn hàng; giá cả áp dụng cho từng đơn hàng, bao gồm cả chi phí vận chuyển, bốc xếp, và địa bàn áp dụng; cách thức thanh tóan phù hợp với từng khách hàng; sự không thể hủy bỏ nghiệp vụ kinh tế đối với khách hàng.

Trong doanh nghiệp điện tử, thường không thể cung cấp bằng chứng về các giao dịch bằng chứng từ thông thường – thực tế điều này là không thể. Mặc dù là không có bằng chứng thông thường, các nghiệp vụ kinh tế cần phải được chứng minh bằng các chứng cứ có tính giấy tờ (ví dụ, nguồn gốc về các dữ liệu đầu vào).
Để đạt được mục tiêu trong kinh doanh và quản lý các rủi ro cũng như cơ hội do TMĐT mang lại, các nhà quản lý cần có chiến lược về thông tin tương thích với chiến lược kinh doanh và thiết lập một hệ thống kiểm soát tin học thích đáng. Chiến lược về tin học cũng phụ thuộc vào sự phức tạp và độ phân tán của hoạt động kinh doanh cũng như cấu trúnc tổ chức của doanh nghiệp, và chiến lược này cũng bao gồm cả việc đánh giá các rủi ro bắt nguồn từ các giao dịch điện tử mà chúng có thể ảnh hưởng đến hệ thống kế toán và các báo cáo tài chính.

Đối với doanh nghiệp điện tử, việc ứng dụng tin học và cơ sở hạn tầng thông tin của đơn vị được nhìn nhận như là một phần không thể tách rời của hệ thống tin học. Vì quá trình kinh doanh điện tử như đã trình bày ở trên có ảnh hưởng trực tiếp đến hệ thống kế toán, và do vậy, ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của bất kỳ thông tin hoặc dữ liệu nào do hệ thống đó cung cấp. Điều đó có nghĩa là, vấn đề về bảo mật và an toàn luôn được tính đến khi thiết kế hệ thống xử lý thông tin trong doanh nghiệp điện tử. Tất cả điều đó đương nhiên dẫ đến việc phải quản lý rủi ro của hệ thống tin học tại các doanh nghiệp này.

Vấn đề là những người làm công tác kế toán phải nhận thức được những yêu cầu và thách thức mới đối với nghề nghiệp của mình, phải thường xuyên học tập, nâng cao trình độ để theo kịp dự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là ác ứng dụng tin học trong quá trình xử lý thông tin kế toán.

TS Phạm Đức Hiếu_Đại học Thương Mại (Tạp chí Kế toán) TCKT cập nhật: 24/05/2008

tapchiketoan.com